在任何特定的工作週期間，即使是最好的團隊也會遇到阻礙效率的障礙。非生產性會議，電子郵件膨脹，以及不知道其他人正在做什麼可能會阻止您的團隊從待辦事項列表中刪除項目並做好。為了幫助您和您的團隊提高效率，請使用這八個技巧來幫助您提高團隊工作的速度和質量。
1.消除不必要的會議
引用Dave Barry的話說，“如果你不得不用一個詞來確定人類未能實現的原因，並且永遠不會發揮其全部潛力，那麼這個詞將是'會議'。”最簡單的改進方法之一你的團隊的效率是擺脫不必要的會議。這並不是說所有的會議都很糟糕。只要有明確的議程，合適的人員參加，並且每個人都準備為解決方案做出貢獻，會議就會富有成效，但情況並非總是如此
如果計劃沒有明確的議程或目標，即使是短暫的30分鐘會議也可以累積並消耗你的團隊為實現切實目標而努力的時間。相反，問問自己（和你的團隊）你是否真的需要那次會議。如果它是項目狀態的更新，您是否可以發送數字更新？如果您在會議中的角色沒有明確定義，您的存在肯定是必要的嗎？通過消除不必要的會議，您可以讓每個人有更多時間專注於重要的工作。
2.根據關鍵結果確定工作的優先順序
在任何一天，您的每個員工可能有十個不同的任務要在多個項目中完成。在這一刻，他們每個人似乎都很重要和緊迫。他們應該從哪裡開始？他們應該把大部分時間和精力投入到哪裡做最好的工作？
當然，一些任務和項目比其他任務和項目更重要。這就是擁有一套定義明確的目標以及你的工作如何發揮作用的想法。您的短期目標為長期目標提供了堅實的基礎，例如產品路線圖或發布。對於哪些任務與公司或部門目標保持一致有明確的願景，有助於讓每個人都在同一頁面上，並使各個團隊成員能夠做出影響大局的決策。
當您清楚地了解您的工作如何實現公司目標和目標時，您可以更好地了解哪些項目和任務將產生最大的影響。在進入影響較小的任務之前，請關注這些工作。如果任務或項目不支持貴公司更大，更全面的目標，目標或使命，則需要重新考慮是否有必要。
3.刪除，推遲，委託或減少優先級較低的工作
一旦您了解了大局並確定了需要完成哪些工作以及哪些任務是優先考慮的事項，您就可以充分利用時間：刪除，推遲，委派或減少優先級較低的任務。
基於提示二中概述的原則，如果項目的某個方面不支持公司的總體目標 - 刪除它。
如果有一個更緊迫的項目對團隊目標產生更大的影響，那麼完成該任務並推遲一項不太重要的任務，以便在您有更多時間解決它時。
如果為一個人分配了兩個同等重要的任務，則將其中一個任務委派給具有更多帶寬的另一個團隊成員。
如果有任務您無法推遲，刪除或委派，可以找到減少完成所需時間的方法。消除與此任務相關的會議，縮短會議或減少會議頻率。您還可以處理項目中最高優先級的部分，並將其餘部分推遲到以後。
4.在分配工作時充分利用團隊的優勢
沒有兩個員工是一樣的。每個人都有不同的經歷，優勢和弱點，使他們成為您團隊中的重要成員。同樣，不同的人喜歡做不同的工作。例如，你團隊中的一個人可能喜歡在報告中進行研究和組織研究，而另一個隊友寧願嚼玻璃而不是編寫研究結果。
了解團隊中的哪些人擅長某項技能，並找到讓他們花時間在他們喜歡的工作上的方法，可以幫助簡化任務和項目。此外，如果您知道某人對某項特定任務的工作更加興奮，他們將更有可能以更高的質量工作並更快地完成任務。讓您的團隊工作，他們發現個人獎勵或挑戰可以幫助每個人做最好的工作。
5.在開始之前繪製團隊的工作
一旦你知道需要做什麼以及由誰做，就該制定行動計劃，讓你的團隊遵循。有一個經過深思熟慮的計劃，從一開始就已經明確規劃出來，可以在以後消除額外的“工作”。
首先，確保您團隊的每個項目都有一個明確的計劃。從一開始就映射出一個項目，可以確保每個項目里程碑都有實際的時間表，一直到完成。每個人都知道誰負責完成一部分拼圖，並且可以360度洞察正在進行的工作以及已經完成的工作。然後，協調並安排整個計劃中的所有項目，這些都是團隊時間的最大化。
使用工作管理工具可以幫助您設置所有較小的任務，從而實現更大的目標。在Asana中使用現有或自定義模板可以幫助您複製之前工作過程，並確保不會遺漏任何步驟，也不會有任何工作滑過裂縫。
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